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残業を減らす1番の方法。それは、2S(整理・整頓)です。

 あなたの仕事が何であれ、あなたの残業時間を減らす1番の方法、それは、2S(整理・整頓)です。しかも「ワン・ボックス方式」なら、段ボール箱1つで2Sに取りかかれます。

 2S(整理・整頓)をすると仕事中に、
 探し物の時間がなくなります。
 物をなくしません。
 ひんぱんに使うものにすぐ手が届くので、わざわざ取りに行く時間がかかりません。
 1つの業務に集中できます。
 そのため、ミスを防ぐことができ、やり直しの時間がかかりません。
 つまり、仕事の能率・効率・生産性が向上します。その結果、残業時間が減らせるのです。

 それに、2S(整理・整頓)は万能です。
 2Sは、製造業、卸売業、小売業、その他どんな業種でも取り組めます。
 2Sは、工場、事務所、店舗、その他どんな場所でも取り組めます。
 2Sは、営業、バイヤー、設計、事務、販売、その他どんな職種でも取り組めます。

 そうです、2S(整理・整頓)は、あなたの仕事が何であれ、あなたの残業時間を減らすことができるのです。
 
 ところで、2S(ニエス)とは、「整理(Seiri)」「整頓(Seiton)」の頭文字をとった言葉です。二つの「S」で2Sです。ただし整理整頓といっても、2Sは、ただきれいに揃えて並べ直すことではありません。

 「整理」は、不要なものを捨てることです。
 「整頓」は、必要なものを決めた場所に置き、必要なときにいつでもすぐに取り出せるようにすることです。

 あなたの仕事はデスクワークですか。もし、デスクワークなら、自分一人でできる2S(整理・整頓)がたくさんあります。もちろん、職場に2S仲間が増えればなお良しです。
 デスクワークでなくても、自分が管理している書類などは一人で2Sができます。ただ会社には、在庫や備品など、一人では2Sが難しいものが多いのも確かです。勝手に整理する(捨てる)わけにはいきません。同僚や上司に相談したり、時には説得もして、何が何でも2Sに取り組んでください。2Sには、それだけの価値があります。

 もしあなたの職場が会社をあげて、2S(整理・整頓)、3S(整理・整頓・清掃)、5S(整理・整頓・清掃・清潔・躾)活動に取り組んでいるのなら、2Sが存分にできますね。どんどん2Sをして、残業時間を減らしましょう。

 でもたとえ自分一人でも、「ワン・ボックス方式」なら段ボール箱1つとそれを置くスペースが確保できれば2Sに取りかかれます。

 なお今回は、仕事机の2Sを取り上げます。もしあなたがデスクワークでなくても、2Sの参考になったらうれしいです。

段ボール箱
 (「ワン・ボックス方式」に使う段ボール箱。会社で許可をもらって、家にも持ち帰りました。)

 では、仕事机の2S(整理・整頓)、簡単4ステップです。

ステップ1. 仮置きする(一時的に保管する)。【ワン・ボックス方式】

 引っ越しをすると、たいてい荷物が減りますよね。引っ越しを機に、あらためて全部の持ち物を目の前にして、新居には持っていかなくてもいい、というものが見つかるからです。ですから、引っ越しのように持ち物全部が見える状況を作り出すと、会社での2S(整理・整頓)がはかどります。

 もちろん、いきなり机の中身を全部床に並べるわけにはいきません。とはいえ、1つ1つ手に取ってじっくり考える時間も取れません。なにしろ会社は、仕事をするところですから。
 そこで、「ワン・ボックス方式」は、段ボール箱を仮置き(一時的な保管)スペースとして確保することを提案します。
 今回は机の整理なので、段ボール箱はA4のクリアファイルやバインダーが入る大きさのものを用意します。手際が使っているのは、A4コピー用紙500枚10束入りの段ボール箱です。水色のA3サイズで、なんと上部が「ふた」になっているのです。会社に頼んで、空き箱を使わせてもらいました。
 
 まず、引き出し1つ分を仮置きします。職場全体の取組みの場合と違って、一人で2Sをするとなると場所も時間も限られますが、引き出し1つ分なら箱が1つあれば始められます。「ワン・ボックス方式」です。
 
しかも、箱1つ分のスペースなら、なんとか机の足元に確保できます。1つの引き出しの中身を全部、用意した段ボール箱に移します。箱に余裕があれば、2つの引き出しを一度に移せるかもしれません。とにかく、引き出しを空っぽにします。

ステップ2. 使うものだけ、順に机に戻す。【整理する】

 ものを使うときは、その都度、段ボール箱から出して使います。そして使ったものは、段ボール箱ではなく机の引き出しに戻します。
 「整理」するには、捨てる・捨てないの基準を事前に考えておく必要がありますが、会社の机の「整理」の基準は、文房具なら1週間に1度、書類なら1ヵ月に1度、使ったかどうかです。
 期限後に段ボール箱に残っているものは、机には戻しません。
書類のファイルなら、机ではなくキャビネットへ移動します。文房具で会社の備品なら、備品の収納場所に置きます。捨てても大丈夫なものは捨てます。

 ステップ1とステップ2を、机の引き出し全部で繰り返します。

 そして、電話とパソコン以外で机の上に出しっぱなしにしているもの全部を、机の中にしまえるまで「整理」します。
 まだ机の中にしまいきれないのなら、「1ヵ月に1度」ではなく「1週間に1度」にする、「1週間に1度」ではなく「3日に1度」にする、など「整理」の基準の期限を短くします。
 
ステップ3. 作業しやすいように、ものの置き場所を工夫する。【整頓する】

 ステップ1とステップ2で、ずいぶんと机の中のものが減ったのではありませんか。今度は、ものを机のどこに置くか、定位置を決めます。

 ひんぱんに使うものは、手の届く範囲に置きます。手際は机の上段の引き出しにスペースができたので、ひんぱんに使うのにもかかわらず、これまで席を立って取りにいっていたものも手元に置けるようになりました。快適です。

 整頓は自分が取り出しやすいように、いろいろ工夫してみてください。利き手が違えば、置き場所も変わりますし、人それぞれ好みもあるでしょう。手際は机の上に、現在している仕事関係以外は出さないのが好きです。文具ですら、使い終わったら、いったん引き出しにしまいます。帰りには、電話とパソコン以外、なにも机の上には出ていません。

 ただし、デスクマットの下に紙をはさむのはおすすめしません。デスクマットの下には何もはさまない方が、仕事に集中できます。(手際はデスクマットを敷くこと自体をやめました。)
 
ステップ4. 会社でも2S、家でも2S。【習慣にする】

 2Sは、継続することが大事です。継続のためには、ぜひ自宅でも2Sをすることをおすすめします。

 そう、会社で2S、家でも2S。

 こうなってくると続きます。たとえ全社でしていなくても、一人で2S活動。まだまだ2S途上の手際ですが、いまや、テレビに片付いていない会社が映ったら、2Sしたくてウズウズするほどです。
 
 あなたも2S(整理・整頓)で残業を減らしませんか。そして、家族との時間、自分の時間、友達との時間をつくりませんか。

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1968年生まれ。会社員(ワーキングマザー)です。

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