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デスクワークの生産性を高める方法。アラーム活用と時間割。

 デスクワーク(事務など)の生産性向上に、アラームの活用と時間割の設定がおすすめです。時間を制限することで、自分の仕事を厳選するようになるからです。付加価値(成果・効果・売上・利益)の低い仕事に時間をかけなくなります。メールのチェックと返信にかける時間を減らせるようになり、ネットで下調べする時間も減らせるようになります。社内資料なら、見栄えに凝ることもなくなり、長い前置きもためらいなく削れるようになります。その分、付加価値の高い仕事に時間をかけられます。
 そう、「制限する」ことこそが、生産性を高めるのです。

 しかも、仕事中にアラームをセットすると、試験中のように制限時間を意識するので集中力が高まります。
 ストップウォッチもいいですね。その仕事に何分かかったのかが、はっきりわかります。手際もストップウォッチを試したことがありますが、かかってくる電話や急な来客、急に話しかけられる都度「止める・再開する」を押せなくて、うまくいきませんでした。それで今はアラームを使っています。時間を制限することで仕事を厳選するのが目的ですから、アラームかストップウォッチかは、あなたの使いやすい方を選んでください。
 
アラーム
 (アラームの活用がおすすめです。)

 では、デスクワークの生産性を高める方法、簡単4ステップです。
 
ステップ1.1日の時間割を決めて、アラームをセットする。

 土曜日曜が休みの会社なら、月曜~金曜の繰り返しでスマホのアラームをセットします。学生時代の時間割のように、1日をいくつかの時限に区切ります。もちろん、時間の区切りはあなたが自由に決めてください。始めは試行錯誤です。しばらく試してうまくいかなかったら、時間割を変えてみます。

 参考までに手際の時間割は、

 1時限が 9時~10時 (1H)
 2時限が10時~12時 (2H)
 3時限が13時~15時 (2H)
 4時限が15時~16時半(1.5H)
 5時限が16時半~17時15分(0.75H)
 
 です。
 1時限の前、いわば朝のHRでは、自主活動と上司のスケジュール確認などの打ち合わせを入れています。帰りのHRにあたる5時限の後から終業時刻までの間は、その日の仕事の振り返りと翌日の仕事予定のリストアップ、上司のスケジュール確認です。もちろん、外出予定が入ったり、来客や打ち合わせが入ったり、時間割通りに仕事ができる日ばかりではありません。それでも、まず自分の時間割を決めると、定時退社する日を増やすことができます。

ステップ2.最優先事項を3つ決める。
 
 最優先事項ですから、本当は1つが理想です。ただ現実には、仕事にはチームワークの側面がありますし、期限もありますので3つにしました。この3つは厳選します。
 まず、「緊急ではないが重要な仕事」を選びます。
例えば、はっきりとした締め切りのない、後輩を育てるなどの人材育成業務や、締め切りはずっと先でも、締め切りを厳守しないと会社が大きな損害を被る業務などです。
 そして、
「緊急であり重要な仕事」ももちろん、最優先事項です。例えば、締め切りが迫っている重要な仕事、取引先、上司、同僚に頼まれて急ぐ仕事、自分の後に、誰かが待っている仕事です。

 最優先事項を3つ選んだら、期限と仕事量を見積もります。特に頼まれ仕事は、午前中に仕上げる必要があるのか、明日でもいいのか、期限の確認を忘れずに。上司には確かめにくいかもしれませんが、期限は仕事の優先順位をつけるのに欠かせない要素です。
 ステップ1で決めた時間割に、仕事を割り振ります。仕事がもともと大きくなければ、そのまま時間割にあてはめられます。けれども、「緊急ではないが重要な仕事」など、数時間では終わらず何日もかかるものもあります。いくつかの小さな仕事に分割し、取りかかりやすい大きさにしてから、時間割に組み込みます。

 最優先事項の中でも、1番の優先事項に1番はじめに取り組みます。予定通りに仕事が進められるとは限りませんので、重要なものから取りかかります。そして、1度にするのは1つの仕事です。1つだけに集中です。

 いくら「すぐすれば、すぐすむ」といっても、最優先事項の前に、いつもちょっとした用事を先に片づけているようなら、要注意。あっという間に、時間が経ってしまいます。決まりきった単純作業を先に済ませる方が、後で落ち着いて大事な仕事に取りかかれるように思えるかもしれません。けれども、やはり最優先事項を1番先に済ませましょう。とにかくまず1度、試してみてください。朝は仕事に集中できますし、最優先事項が先に仕上がると、仕事の充実感が格段に違いますから。最優先事項が片付いてからする単純作業も、気分がいいからはかどりますよ。
 
 仕事の優先順位についてはこちらの記事もどうぞ。

ステップ3.メールのチェックとネットへの接続を制限する。

 いざ、仕事に取りかかります。ただし、メールとネットはデスクワークの集中を妨げるので制限します。
 メールの確認は、決めた時間のみ。手際は、10時、15時、17時15分の3回です。リアルタイムでメールの受信を表示させたりもしません。メールはチェックしたときに、まとめて返信します。
 書類作成・送信に、今やネット接続は避けられません。けれども、ネットには出来るだけ接続しないようにします。調べ物にネットを使っていても、それがネットサーフィンと化してきたら、あっという間に仕事の時間が奪われてしまうからです。仕事で調べ物が避けられなかったり、もともと調べ物が好きな人は要注意です。

ステップ4.やり遂げた充実感を味わう。

 最優先事項の仕事が終わったら、コーヒーでも飲んで一息入れましょう。最優先に選んだ仕事をやり遂げた充実感を、しばし味わってください。もし、同僚も一区切りついていたら、お邪魔しない程度に雑談しましょう。
 リフレッシュしたら、また仕事に戻ります。

 思う存分仕事をして、充実感を胸に帰路に就けるといいですね。


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1968年生まれ。会社員(ワーキングマザー)です。

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