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【中小企業】会社にグループウェアの導入を検討中です。

遅ればせながら、会社にグループウェアの導入を検討中です。
毎度のことですが、手際は目下、独走中(休み中、自宅で勝手に調べました)。

現在、会社のスケジュール管理は、サーバで共有しているエクセルに各自で予定を入力して行っています。
本社はフロアごと、計3つの表で運用しています。
上司のスケジュールを確認し、手際が来客の約束をすることもあります。

現在不便なことは、ざっと挙げても

・外出先からスケジュールを見られない、入れられないこと(事後に外出中の上司にメールで連絡して、スケジュールを押さえています。)
・そもそも、エクセルの1つのセルに「誰が、何時に、どこ」の3つの要件をいれるので、同じ日にいくつも予定が重なるとセルの幅が広くなっていってしまう。
・同じ日に予定が重なっても見やすいように色を変えるにしても、1つのセルで何色も色を変えるのは案外手間。
・複数のシートに同じ要件を入力することもある(健康診断、など)。

なことです。

ビジネスとクローバー

そんな現状ですから、グループウェアにはスケジュール管理の機能が必須です(まぁ大抵、備わっている機能ですが)。
そしてできれば、プロジェクト管理、日報、文書の共有、そして、安否確認も欲しいです。

・プロジェクト管理機能があれば、スタートしたWindows10対応の連絡もしやすいです。プロジェクトメンバーのフロアは1階から3階までに分かれていて、普段、別々の業務をしていますので。プロジェクト管理機能があれば、「re」が続くメールのやり取りをしなくて済そうです。

・現在、ガントチャートを使っているのは情報処理部内の1グループのみ。他のグループにも使いたいです。

・日報もぜひ欲しいです。手際はもともと自主的に自分の日報をつけていて(上司にも見てもらえるようにしていますが、見ている気配はありません)、最近、情報処理部にも日報を導入したところ。今後はぜひ営業部にも導入したいですし、部内で共有もしたいです。

・文書の共有は、就業規則を共有するために欲しい機能です。現在、本社は各階に紙で出力してファイルに綴じて備え付けていますし、外の事業場にもファイルを置いてもらっています。全員に配るには、なかなかなボリュームですし、改定して混乱しないように、最新版を1つ、誰でも・どこからでもアクセスできるようにしておきたい、というのが総務部の願いです。就業規則を改定しても、どうも、誰も読んでいる様子がないのも残念ですし。

・安否確認は、災害のニュースに触れる度、必要性を感じています。特に、外の事業場(客先)で広い構内に散らばって仕事に就いているいる同僚たちが、お互いの安否を確認できるツールが欲しいです(常駐者から要望も出ています)。

一旦は有力候補を2つまで絞りましたが、調べれば調べるほど、迷うこと、迷うこと。

さて、クラウドに慎重で、コスト意識が高い(良いことです)上司をどう説得したものか。

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プロフィール

手際良子

Author:手際良子
ご訪問ありがとうございます。
1968年生まれ。会社員です。総務部で総務や経理の仕事をしています。

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