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【中小企業】グループウェア、クラウドかオンプレミスか。

昨日から、会社にグループウェアを導入すべく、上司を説得中です。

候補を3つまで絞って、まず、グループウェアが何なのか、から説明です。

ワークフローの機能で、承認印のために有給届を順に回す必要がなくなることに、かなり好印象を持った様子。
スケジューラー機能も、現在のエクセルベースが使いにくいので前向き。

ただし、案の定、コスト面では慎重です。
かといって、無料のサービスにも二の足。
本社だけの導入でもいいのでは、というのが上司の意見です。

ネットの世界では、有料より機能が限定されていても、驚くほど充実した無料サービスもあります。
とはいえ、ここは、有料を前提に2社に絞りました。

上司の「本社だけの導入」という意見も、わからないでもないです。
なにしろ、手際が本社以外の事業場で仕事をしている社員向けに最も重視しているのは、安否確認です。
費用対効果からいって、メールで十分、というのも一理あります。

それでも手際は、本社以外の事業場で仕事をしている社員にも、グループウェアを使って欲しいのです。

たとえ全社員が全部の機能を使うことはなくても、全社員が使う機能がある以上、全員がアクセスできることが大前提。
そうでなくて、なんのためのグループウェアか、です。
ワークフローを使った業務効率化、就業規則のファイル閲覧、掲示板、メッセージ、回覧といった情報共有やコミュニケーションの機能は、全社員からアクセスできてこそ、グループウェアの本領が発揮されるはずです。

サーバ

ネックは、コスト。

これまでは、サーバの管理が不要なので、クラウドを前提にコストを出していました
セキュリティ対策もされていて、安心なようです。
ただ、情報処理部にはサーバの管理ができる同僚がいます。
手際は、その同僚には、社内業務はほどほどにして、その技術で売り上げを伸ばして欲しいと考えていました。
けれども、仕方がありません。導入や運用に、同僚の手を借りることを前提に、オンプレミス(自社運用)でコストを出し直すことにしました

現在、候補2社のうち1社でオンプレミスのコストを計算したところです。
何ユーザーまではいくら、となるので、オンプレミスなら、全社員が使った方が、1人あたりのコストが下がります。
2年目以降は、クラウドよりもコストメリットが出てきます

それから、オンプレミスを検討していて、リモートサービスを見つけました。
リモートサービスで、グループウェアだけでなく在庫管理ソフトにも外出先からアクセスできるのなら、上司へのアピールポイントになりそうです。

これから、もう1社も試算予定。

もちろん、何か別のところでコストを削減してグループウェア代を捻出できないかも検討しています。

以上、本日は経過報告です。

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手際良子

Author:手際良子
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1968年生まれ。会社員です。総務部で総務や経理の仕事をしています。

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