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【中小企業】会議にもタスク管理アプリ「Trelloトレロ」を使ってみました。

パソコンにプロジェクターをつないで、会社の毎月の定例会議にも、ボード型タスク管理アプリ「Trelloトレロ」使ってみました。
そう、サクラさんの受験勉強にや志望校のメモに使っている「Trelloトレロ」を、です。

トレロはボードにリストに分けてカードを並べられ、しかもボード上のカードを別のリストに自由に移動できるので、付せんを貼って、はがして、また貼るように動かせます。
会議でホワイトボードに書いていくよりも、使い勝手が良さそう、と思いつきました。
ノートパソコンにプロジェクターを接続して、パソコンの画面をホワイトボードに映して使います。

定例会議のボードにリストは5個。
「議案」、「アクションプラン【前月】」、「達成・完了(期限内)」、「着手済み・途中経過(期限内)」、「アクションプラン【今月】」のリストを並べました。

「議案」のリストは、会議当日のアジェンダです。
定例会議では、参加者全員に順番に発言の順序が回ってくるので、会議出席者全員の名前でカードを作りました。
カードを並べる順番は、発言順と迷いましたが、役職上位者から順に並べました。
発言者のカードの「詳細説明」の欄に、発言内容を入力していきます。発言者に対する意見も、発言者のカードに入力します。
また、必要に応じて、「アクションプラン【今月】」にカードを追加します。

「アクションプラン【前月】」のリストには、前月の定例会議で決まった事項のカードが並んでいます。
進捗に応じて、「達成・完了(期限内)」、「着手済み・途中経過(期限内)」のリストにカードを移動していきます。
未達だったら、その場で内容を修正して「アクションプラン【今月】」にカードを追加します。
アクションプランのカードは、担当者と取り組む内容・期限を書いています。

月別計画
(参考までに、サクラさんの受験用月別計画のトレロ画面です。)

会議が終わる頃には、今月に取り組む事項のカードがアクションプランに並びます。
アクションプランをはっきりさせることで、定例会議が実りあるものになっていきます。
これから業務をどんどんスピードアップさせたいです。

トレロはそれ自体に、ボードをメンバーで共有できる機能があります。
ただし、会社では社内の情報共有をグループウェアに集約することにしたので、トレロは会議中だけの利用です。
議事録はデスクネッツ・ネオのレポート機能を使います(今月はデスクネッツ・ネオが間に合わず、メールを使いました)。
それでも、会議中に入力したトレロのカードの「詳細説明」の部分をコピー&ペーストするだけですから、議事録は、あっという間に完成です。

翌月の準備も簡単です。
トレロには、ボードをカードごとコピーする機能があるからです。カードだけを別のボードにコピーすることもできます。

ただ、トレロを会議で使ってみて、発言順で自分に回ってきたとき(事前に話す予定の項目をトレロに入力済み)はともかく、他の人の発言中に意見を言いずらく感じました。
自分が話す間はトレロに入力しにくかったり、トレロの入力に気をとられて発言のタイミングを逸したり。
スペースに余裕があるので、つい、ホワイトボードに書くよりも、細かく記録してしまいます。
慣れるまで手際には少々やりにくいこともありますが、会議出席者が下を向く(資料を読む・メモする)時間が減って、議論が充実した気がします。
PDCAサイクルが回しやすくなる効果にも期待できそうです。

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手際良子

Author:手際良子
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1968年生まれ。会社員です。総務部で総務や経理の仕事をしています。

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