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仕事の優先順位。重要・緊急の基準だけで考えていませんか。

 仕事の優先順位を決めるにあたって、あなたは、重要度と緊急度の2つの基準だけを考慮して判断していませんか。そして、重要度と緊急度で決定した優先順位で仕事をしているのにもかかわらず、「緊急ではないが重要な仕事」にうまく対処できていないと感じていませんか。
 それどころか、いつも緊急事態に対処するばかりで、「緊急ではないが重要な仕事」に全く時間を割けなくなっていませんか。
 この問題は、重要度と緊急度に加え、第3の要素「(他者が決めた)締切」の有無を判断基準に加えることで解決できます。

 第3の要素を説明する前にまず、時間管理法の前提から。今回は、ステーィーブン・コビー著『7つの習慣』でおなじみ、重要度と緊急度で区別した4分類のマトリックスを前提に話をすすめます。4分類のマトリックスそれ自体は仕事に限定されない時間管理法ですが、今は仕事に限定することにします。
       マトリックス時間管理
 4分類のマトリックスにあてはめると、仕事は、「A 緊急ではないが重要な仕事」、「B 緊急であり重要な仕事」、「C 緊急ではあるが重要ではない仕事」、「D 緊急でもなく重要でもない仕事」の4つに分類されます。
 取り組む優先順位は、1番目が「A 緊急ではないが重要な仕事」、2番目が「B 緊急であり重要な仕事」、3番目が「C 緊急であるが重要ではない仕事」、最後が「D 緊急でもなく重要でもない仕事」です。

 それでは、重要度と緊急度に加える第3の要素、「(他者が決めた)締切」の有無とはどんな要素でしょうか。「締切」は、「緊急度」とかなり似ています。「緊急度」と「締切」のどちらにも、時間が関係してるからです。けれども、「A 緊急ではないが重要な仕事」にとっては、異なる作用を及ぼす要素です。

 というのも、「A 緊急ではないが重要な仕事」は「(他者が決めた)締切」の有無で、さらに2つのタイプに分けられるからです。
 「A 緊急ではないが重要な仕事」で「締切」があるものは、時間が経つとともに、「A 緊急ではないが重要な仕事」から「B 緊急であり重要な仕事」へと移動していきます。
 この場合、「締切」の効果で一気に仕事が片付くかもしれません。ただし、「締切」の効果に頼り過ぎると、重要な仕事であるにもかかわらず「やっつけ仕事」と化してしまい、仕事の質が伴わなくなる恐れがあります。いえ、たとえ良い仕事ができたとしても、仕事をしている間中ずっと、急かされ、追い立てられた気持ちになりっぱなしです。例えるなら、夏休みの終わり間近にまとめて宿題を片づける状態、試験前夜に1夜漬けをする状態です。
 ひょっとして、「いつも緊急事態に対処するばかり」のあなたは、「A 緊急ではないが重要な仕事」を時間が経つまで手を付けずにいて、「B 緊急であり重要な仕事」に移動し「締切」の効果が働くまで待っている状態ではありませんか。

 一方、「(他者が決めた)締切」がないものは、時間が経ってもいつまでも「A 緊急ではないが重要な仕事」の領域にとどまり続けます。「締切」の効果が働くきっかけがなく、こちらの仕事は手つかずのまま放置されがちです。
 「締切」がある「A 緊急ではないが重要な仕事」を前倒して取り組んでいると、確かに、「B 緊急であり重要な仕事」に変わる前、つまり「締切」効果に追い立てられる前に仕事が片付いていますから、一見順調そうに見えますし、実際、確かな仕事ぶりといえます。
 ところが、いつまでもやることリストに残ったままでいる重要な仕事の存在に気づいてしまったらどうでしょう。もしかしたら、「A 緊急ではないが重要な仕事」にうまく対処できていないと感じているあなたは、この状態なのではありませんか。

 いずれのタイプにせよ、対処法がありますのでご安心を。

選ぶ
 (優先順位にしたがって、仕事の順序を決めます。)

 では、仕事の優先順位の決め方と取組み方の簡単4ステップです。
 
ステップ1 仕事を4つに分類する。

 まず、あなたが今抱えている仕事、普段している仕事を「A 緊急ではないが重要な仕事」、「B 緊急であり重要な仕事」、「C 緊急であるが重要ではない仕事」、「D 緊急でもなく重要でもない仕事」の4分類に分けます。
 
ステップ2 「A 緊急ではないが重要な仕事」をさらに「(他者が決めた)締切」の有無で区別する。

 ステップ1で4分類に分けたら、そのうち、「A 緊急ではないが重要な仕事」をさらに「(他者が決めた)締切」の有無で分けます。
 
 「締切」のある仕事は「締切」から逆算して、仕事をいくつかの小さな仕事に分割し、取りかかりやすい大きさにしてから、「自分で」小さな締切を設定します。そして、あせらず1つずつ、仕事に取り組みます。

 実は、「締切」のない仕事も「締切」のあるものと同様の対処方法が有効です。つまり、仕事をいくつかの小さな仕事に分割し、取りかかりやすい大きさにしてから、「自分で」小さな締切を設定するのです。そしてやはり、あせらず1つずつ、仕事に取り組みます。
 ほんの取っ掛かりに手を付けるだけでも、徐々に、アイデアがひらめいたり、問題がほぐれたりしてきます。1度にかける時間は短くても大丈夫です。何しろ「締切」がない仕事なのですから。目や耳に入る情報を感知するセンサーが、その重要な仕事のヒントを拾ってくるようになります。


 より確実に「自分で」設定した締め切りを達成したいのなら、「他者」の力を借りることにします。同僚や上司に「自分で」設定した締切を宣言することで、「(他者が決めた)締切」がある状況を作り出すのです。同僚や上司に仕事の期限を共有してもらうことで、「A 緊急ではないが重要な仕事」を時間の経過とともに「B 緊急であり重要な仕事」に変化させる作戦です。

ステップ3 毎日の時間割に組み込む。

 毎日の時間割のはじめに、「A 緊急ではないが重要な仕事」と「B 緊急であり重要な仕事」を組み込みます。
 「C 緊急であるが重要ではない仕事」は、時間をきめて、まとめて処理します。
 「D 緊急でもなく重要ではない仕事」は、後回しです。朝1番にちょっとした用事を片づけた方が、その後落ち着いて仕事ができそうに思うかもしれませんが、ここは譲れません。Dに手を付けるのは、AとBの仕事を済ませてからにしましょう。

 時間割の設定とアラームの活用については、こちらの記事をどうぞ。

ステップ4 振り返り、修正する。

 ステップ1からステップ3を振り返り、仕事のやり方を修正し、またステップ1に戻ります。

 このとき、仕事の目標設定と記録に手帳の活用もおすすめです。手帳の活用方法については、こちらの記事をどうぞ。

 「A 緊急ではないが重要な仕事」をさらに「(他者が決めた)締切」の有無で区別した割には、結局、対処法が同じ(ステップ2)だなんて、がっかりさせてしまいましたか。
 大事なことは、いつまでもやることリストに残ったままになっている理由をはっきりさせることです。理由がはっきりすれば、対処法があります。

 とりわけ「締切」がない仕事には、後回しにする理由が何かしらあるはずです。もし、「自分の仕事が増えることが目に見えている」とか、「こんな仕事は自分のする仕事ではない」、「こんなことをしても誰の参加も見込めない」などの、やらない言い訳が浮かぶと同時に、なんとなく心が重くなる仕事がリストにあるのなら、それこそが、あなたにとって最も重要な仕事であるサインです。あなたは直観的に、その仕事をした方がいいと感じているはずです。

 手際自身も、社内読書会を開こうと思いついてから実行に移すまで、ずいぶん逡巡(しゅんじゅん)しました。いざ始めてみれば、参加してくれる同僚はいますし、自分にも予想以上に学びが多かったのですが。案ずるより産むが易しでした。(社内読書会については、こちらの記事をどうぞ。)

 あなたにも、なんだか気が重くなるような仕事がありますか。安心してください。ステップ2からステップ4で、きっとその重要な仕事に対処できます。大仕事を達成し、成果を満喫するであろう日を想像し、1歩ずつ前に進みましょう。

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Author:手際良子
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1968年生まれ。会社員です。

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