【中小企業・残業を減らす方法】営業事務に「やよいの青色申告」導入。

2018/07/20
20:00

経理業務で月次試算表の作成時間を減らす方法です。

経理の上流工程にあたる営業事務に、会計ソフト「やよいの青色申告」を導入しました。

弥生シリーズを選んだ理由は、経理で「弥生会計プロフェッショナル」を使っているからです。

　

もともと経理では、会計ソフトに「弥生会計プロフェッショナル」を使用して、部門別管理をしています。
現預金は、経理で毎日残高を合わせています。
手形、でんさい、給与、その他の経費なども経理で処理しています。

一方、営業事務には経理ソフトがなく、振替伝票を手書きで起票していました。
ですから、営業事務の月末締め後に経理に手書きの伝票が回ってきて、それから会計ソフトに、売上、仕入、外注費、運賃、売掛
金、買掛金などを手入力していました。

「手書きの振替伝票」、いまどき信じられないかもしれませんが、これが中小企業の現実です。

営業部のシステムにはそれなりの額の開発費用をかけているのですが、機能は、販売管理・仕入管理・在庫管理どまり。
会計システムとの連動どころか、売掛管理と買掛管理がないのです。

幸い、営業事務の担当者は前職時代の販売管理システムで会計処理もしていたので、手書きから「やよいの青色申告」での伝票入力への切り替えが難なくできました。

ところで、気づいた方がいらっしゃるかもしれませんね。
会社なのに、個人事業主用の「やよいの青色申告」を使っているのはなぜなのかと。
「やよいの青色申告」では、部門管理ができないのにどうしているのかと。

法人用の「弥生会計スタンダード」だとAmazonで33,000円くらいです。
これが個人事業主用の「やよいの青色申告」だと10,000円を切る値段で買えます。
もちろん、サポートはなし（つけない）。
操作で困ったら、すぐに内線電話をもらって手際が駆（か）けつけます。

　　

今回は、伝票入力の機能が欲しいだけでしたので、「やよいの青色申告」にしました。
（中小企業の総務・経理担当は、売り上げが増えない支出にとりわけ細かいのです。）
部門名を入力する代わりに、補助科目に部門名を登録して入力しています。

営業事務に「やよいの青色申告」導入後、経理では、振替伝票を手入力する必要がなくなりました。
営業事務担当の「やよいの青色申告」からデータをUSBにエクスポートし、経理の「弥生会計プロフェッショナル」にそのデータをインポートするだけで完了です。

ただし、「やよいの青色申告」には、部門設定が出来ないので、「弥生会計プロフェッショナル」にデータをインポートするのに一工夫必要です。
実は、「検索」と「置換」では、補助科目名を部門名に置き換えられないのです。
弥生にインポートする前にエクセルを使って、補助科目名を部門名に置き換えています。

手書きの振替伝票時代は、営業事務の担当者も起票に時間がかかりました。
今は「やよいの青色申告」に摘要も登録していますから、手書き時代に比べると格段に作業時間が短縮しました。

しかも、手書きの振替伝票時代は、経理に伝票が届くのが、毎月給料の締日すぎ。
経理では給与計算を優先させるため、前月の月次試算表が出せるのはその月の月末。
ほかの業務が立て込むと、さらに翌月になってしまうことも。
それが今では、前月の試算表をその月の上旬には出せるようになりました。
もちろん、残業なしで、です。

中小企業は、他部門の同僚とも話しやすいのが良いところ。
上流工程の部門も巻き込んで、同僚と一緒に業務フローを見直すと残業が減ります。